把活動正式開始之前的時期，都稱之為活動前。具體又分為籌備期和執行期。其中籌備期是指對活動策劃、構想階段；執行期則是確定好活動主題后，去不斷推進活動進程。
1、策劃案
想做活動，策劃案要先行。一份完整的活動策劃案，應該包括以下幾點：
包含了這些要素的策劃案，能讓領導明白你要做一場什么樣的活動，活動的目的是什么，活動效果是怎樣的。
而其中，比較重要的是活動目的。活動目的，不外乎名與利兩種。設定好活動目的后，要根據活動目標去設定和判斷本次活動的預期效果、活動風險。這有利于你更好地去把控整場活動。
2、時間進度表
如果你提交的策劃案被上級同意了，我的建議不是立刻擼起袖子加油干，而是先去列一份活動時間進度表。
從我和一些活動運營的溝通來看，很多人反映最后的活動效果不是很理想，原因就在于活動的時間節奏沒有把握好。節奏一亂，活動也亂了。
我的經驗是列一個時間進度表，規定每段時間內要做些什么，由誰負責，deadline前必須把東西給到。保證全員配合默契，井井有條。具體如下圖。
執行起來也很簡單。主負責人按這些要素制作一個Excel表格（或者是teambition等可以進行線上協作辦公的軟件）給到所有人，大家按時記錄和匯報即可。
3、招商PPT
對于線下活動來說，不花錢是不可能的。因此，活動前期需要準備好招商PPT，來以此獲得更多的資金支持，減少自己的活動成本。
一份完美的招商PPT，顏值在線自不必說。其次是要保證內容，簡而言之，你要給你的招商對象看到以下內容：這個活動是什么，這個活動能給你什么，你需要回饋我什么。
“我能給你什么，你能給我什么”這是商務合作的基礎和前提，不能匹配的合作都是在耍流氓。
當然，在做商務合作時，也不一定要給錢才行。如果雙方能進行資源置換，也是可以合作的。比如，對方免費給你提供場地，你為場地進行宣傳。
4、場地與嘉賓
對線下沙龍、會議、講座等活動來說，場地和嘉賓是非常重要的。籌備期內一定要先確定好場地和嘉賓，否則會非常影響活動周期和節奏。
對于場地的選擇，我個人一般都會有以下幾個考慮：
價格：場地的價格成本一定要控制，能以資源置換的形式免費獲得，那是最好了。如果實在不行，也要以搭載資源置換的形式去獲得較低的價格。
空間：要根據活動預期人數選擇能夠足夠容納的場地。
交通：交通便利很重要，地鐵附近是首選。
設備：主要看場地方是否能提供音響、話筒、LED屏幕、桌椅等一些會議必備的設備。
而最終確定的場地，應該是以上幾點因素綜合后的最佳選擇。
其次是嘉賓。如何去挑選一個合適并有影響力的人來做分享，從而吸引更多的人來報名參加活動呢？我一般是這么操作的：
1、根據活動主題篩選出行業內較為出名的個人或者企業
2、利用‘六度空間分割’理論，去找到那個人
3、和嘉賓溝通，通過他的業務經驗、個人履歷來判斷他是否可以勝任嘉賓一角色
從我個人的角度來看，找到合適的嘉賓關鍵是看人脈資源。因此，平時可以多交朋友，多積累一些人脈資源。
活動早期的所有細節搞定了以后，緊接著就要進入到正式的準備階段了，這個階段你需要去不斷宣傳你的活動，盡可能吸引更多的人來報名參賽。
5、活動文案
活動文案，是用來吸引用戶報名的。好的活動文案，可以吸引更多的人來報名。目前，比較流行的活動文案主要有兩種，一種是簡單粗暴版，一種是故事引入版。
簡單粗暴版的文案，一般都是隨便嘮嗑幾句，然后開始介紹活動。這種活動文案，一般閱讀量都不太高，但勝在清晰明了，轉化率高。
還有一種文案，是偏向軟文。一般是由勵志故事、心靈雞湯或者是干貨引入，結尾再猝不及防給你個活動報名海報。這類文案比較適合在合作推廣的平臺上發布。
但不管用這兩種文案里的哪一個，一篇活動文案都要包含以下幾個活動內容：
多說一句，如果你是在第三方報名平臺上進行統一報名的話，比如互動吧和活動行，建議要提前在報名平臺上發布活動。因為平臺還要對活動進行審核，活動報名鏈接要在審核后才能拿到。
6、活動物料
一場沙龍活動，所需的物料其實很多，基本上各個環節，各個時期內都需要做圖制作物料。大致如下圖。
我一般會根據活動類型和團隊規模來做出物料刪減和擴充。必不可少的是活動海報、現場易拉寶以及邀請函。
在這塊兒，建議運營們掌握一些做圖、制圖的能力，當團隊里沒有設計師或者設計師很忙的時候，你也可以自己上陣，不至于被打亂時間節奏。
7、活動報名與用戶維護
活動一旦開始，接受用戶報名后，這個時候就要做用戶維護了，這樣做一是你可以對來參加活動的用戶做到比較了解，二是可以讓到場率變得高一些。
現在比較普遍的用戶維護方式，是將所有用戶拉進微信群里。
但你若是走統一報名平臺的話，即使你留了微信號，也不一定能保證所有報名的人都會來加你微信。這個時候，你可以通過發短信、打電話、讓報名者邀請（因為有時是大家組團報名）等方式把用戶拉進群里。
8、活動宣傳與推廣
整個活動，有兩大塊最重要，一塊是現場執行，另一塊就是宣傳推廣。
宣傳推廣有兩個大作用，一是吸引更多的人報名參加活動，另一個是讓行業內注意到你辦了一場不錯的活動，提高知名度。
宣傳推廣一般從可以從以下幾個角度出發：
（點擊查看大圖）
其中，需要作出說明的是：
外聯媒體平臺宣傳：這一塊就需要活動負責人和執行人去聯系了，選擇一些和自家活動主題類似的媒體平臺進行宣傳。這種合作，以資源置換為最優合作方式。像活動平臺的宣傳，也是一樣，需要去主動聯系。但活動平臺一般收費比較多。
行業好友宣傳：建議選行業內有些影響力和話語權的好友。
報名用戶宣傳：一般來說，用戶的社交圈子是比較一致的，讓報名用戶幫忙宣傳的話，可以撬動更多對活動感興趣的人。但這最好是以優惠的方式，比如減免報名費。
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